- Organisation interne
- L’assemblée générale
- Le Conseil d’administration
- Le bureau
Organisation interne

Sauf cas particuliers, les associations sont libres de s’organiser comme elles l’entendent. C’est ce que l’on appelle la liberté associative.

On attend cependant d’une association un fonctionnement démocratique (assemblée générale, élections des dirigeants, transparence de la gestion). C’est une obligation pour certaines associations (voir cas des associations sportives).

On trouve généralement l’organisation suivante :

PRÉCISION : Cette organisation s’est imposée avec le temps mais, sauf cas particuliers, n’est pas obligatoire. Le conseil d’administration et le bureau peuvent être confondus. La seule obligation que doit respecter l’association, c’est la désignation d’au moins un représentant personne physique pour exercer les droits dont jouit l’association.

Les sections

De nombreuses associations (clubs omnisports par exemple), sont organisées en sections. Leur fonctionnement ressemble à celui d’une association avec un président, un bureau, une assemblée générale de section. Il s’agit d’une organisation interne qui n’a pas de valeur juridique, la section ne disposant pas de la personnalité morale.

Les biens de la section appartiennent à l’association ; elle ne peut pas recevoir directement des subventions ; elle peut disposer d’un compte bancaire mais celui-ci devra être ouvert par l’association.

Les statuts ou le règlement intérieur doivent prévoir le mode de fonctionnement des sections ainsi que leurs relations avec le siège.

ATTENTION : Toute décision prise à l’intérieur de la section engage l’ensemble de l’association. De plus, si les dirigeants de la section prennent des décisions sans en rendre compte aux dirigeants statutaires, ils pourront être considérés comme des dirigeants de fait de l’association.


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L’assemblée générale

Principe

Existence

Sauf cas particuliers, aucune disposition législative ou réglementaire n’impose la consultation périodique des membres. Toutefois, la tenue d’une assemblée générale permet notamment :

* de faire la preuve d’une gestion démocratique, condition obligatoire pour obtenir l’agrément de certaines associations (voir associations sportives) ;
* de bénéficier de l’exonération de TVA pour les services de caractère social, éducatif, culturel ou sportif rendus à leurs membres par des associations dites "fermées" ;
* de statuer sur la dévolution des biens en cas de dissolution de l’association (article 9 de la loi).

Les statuts et le règlement intérieur déterminent librement les modalités de l’assemblée (attributions, périodicité, convocation, quorum etc.)

Elle a lieu généralement une fois par an pour approuver la gestion de l’association, définir les orientations futures, fixer le montant des cotisations, élire les membres du conseil d’administration etc.


Attributions

En l’absence de dispositions légales ou statutaires, les tribunaux considèrent que l’assemblée est l’organe souverain de l’association. Sa compétence est générale et s’étend donc à tous les actes de la vie associative : décision d’agir en justice, nomination et révocation des dirigeants, dissolution de l’association etc.

Composition

Tous les membres de l’association doivent être convoqués à l’assemblée générale mais les statuts peuvent en exclure certains membres, par exemple :

* Les adhérents récents depuis moins de trois mois, six mois etc. ;
* Les membres qui ne sont pas à jour de leur cotisation : les statuts ou le règlement intérieur doit préciser le moment auquel les membres doivent être à jour de leur cotisation ;
* les membres honoraires.

Les statuts ou le règlement intérieur peuvent prévoir la participation avec voix délibérative ou consultative :

* de collectivités publiques ;
* de personnalités qualifiées ;
* de salariés de l’association.

Convocation

Destinataire

La convocation doit être adressée à toutes les personnes qui composent l’assemblée.

Délai

A défaut de délai prévu par les statuts entre la convocation et la date de l’assemblée, un délai suffisant doit exister entre les deux dates afin que les membres puissent prendre leurs dispositions pour être présents et, la cas échéant, disposer de suffisamment de temps pour consulter les documents utiles pour cette assemblée (documents comptables, texte des résolutions etc.).


Initiative de la convocation

Les statuts déterminent librement qui a le pouvoir de convoquer l’assemblée : président, conseil d’administration, un certain nombre de membres.

Toute convocation effectuée par une personne n’ayant pas qualité pour y procéder est irrégulière et entraîne l’annulation des délibérations.

Mode de convocation

Les statuts fixent librement le mode de convocation :

* par le bulletin interne ;
* par courrier ordinaire ou recommandé ;
* par la presse ;
* par affichage dans les locaux, etc..

L’envoi des convocations par courrier électronique est à éviter dans la mesure où il est difficile d’apporter la preuve de celui-ci, en cas de contestation.

Contenu de la convocation

La convocation doit indiquer l’ordre du jour précis, la date, l’heure et le lieu de réunion. L’ordre du jour comprend au moins les éléments ci-dessous :

* présentation du rapport moral par le président (activité, vie de l’association de l’année écoulée, perspectives pour l’année en cours ;
* présentation du rapport financier par le trésorier ;
* élection des dirigeants ;
* questions diverses.

Si les membres doivent avoir connaissance de documents pour l’assemblée, ceux-ci seront joints à la convocation ou il conviendra d’indiquer les conditions de consultation. La convocation peut également faire appel aux candidats aux fonctions de dirigeants.


Modèle de convocation

Modèle de lettre de candidature à un poste de dirigeant

Tenue de l’assemblée


Feuille de présence

La signature d’une feuille de présence est conseillée afin de faciliter la preuve de la régularité des délibérations ; elle est obligatoire si les statuts ont fixé un quorum pour que l’assemblée puisse siéger, par exemple.

Président de séance

Les statuts déterminent la personne chargée d’assurer la présidence de l’assemblée : président de l’association, membre le plus âgé, etc.. Il peut être aidé par un secrétaire de séance et un ou plusieurs scrutateurs chargés de veiller au bon fonctionnement des opérations de vote.

A défaut de précisions dans les statuts, l’assemblée doit élire son président de séance.

Ordre du jour

L’assemblée doit délibérer sur tous les points figurant à l’ordre du jour. Le président de séance ne peut pas :

* écarter des débats certains points de l’ordre du jour ;
* lever la séance tant que l’ordre du jour n’est pas épuisé.

Toute décision sur une question ne figurant pas à l’ordre du jour serait annulable, sauf pour :

* des questions mineures ;
* des incidents de séance (révélations faites en séance) ;
* des questions qui sont la conséquence directe des délibérations inscrites à l’ordre du jour.

Le quorum

Les statuts peuvent prévoir un nombre minimal de membres présents ou représentés nécessaire pour que l’assemblée générale puisse valablement délibérer. Si ce nombre n’est pas atteint, l’assemblée ne peut pas prendre de décisions. Le quorum doit être respecté pendant toute la durée de la séance.

Le vote

Les statuts définissent les modalités du droit de vote :

* exigence ou non d’un quorum pour certaines questions ;
* le nombre de voix reconnu aux membres (par défaut, chaque membre de l’association dispose d’une voix) ;
* le mode de scrutin (vote à main levée, bulletin de vote, etc.)
* la majorité requise ;
* le vote par procuration ;
* calcul de la majorité : membres présents, représentés etc.

Majorité requise

Les statuts fixent la majorité requise pour l’adoption des décisions :

* Majorité simple (ou relative) : majorité des voix des membres présents ou représentés.
* Majorité absolue : moitié plus une des voix des membres présents ou représentés.
* Majorité qualifiée : majorité particulière :2/3, 3/4 etc.

A défaut de précisions, les décisions sont adoptées

* à l’unanimité s’il s’agit de modifier une disposition statutaire importante ;
* à la majorité simple des membres présents ou représentés pour les autres dispositions.

Quitus

Il est d’usage de donner le quitus aux dirigeants pour la gestion de l’association. Ce quitus n’a pas pour effet d’empêcher des poursuites judiciaires si des agissements délictueux étaient découverts par la suite.

PRÉCISION : Le refus de donner le quitus aux dirigeants n’entraîne pas leur démission, sauf dispositions contraires des statuts.
Vote par procuration

En cas de silence des statuts ou du règlement intérieur, le vote par procuration est de droit, sans limitation du nombre de mandats que peut détenir chaque adhérent présent : un seul membre de l’association peut donc, grâce aux mandats dont il dispose, emporter la décision à lui seul.

S’agissant de pouvoirs "en blanc" c’est-à-dire sans indication ni du nom du mandataire choisi ni du vote concernant les différents points inscrits à l’ordre du jour, le mandataire est désigné par l’organe de direction qui les reçoit et qui a le pouvoir de les attribuer à un ou plusieurs mandataires.

Pour éviter les abus, il est prudent de limiter le nombre de mandats dont peut disposer les membres. Modèle de mandat


Vote par correspondance

Le vote par doit être expressément prévu par les statuts ou le règlement intérieur. Autrement, un tel vote n’est pas possible. Ce type de vote présente l’inconvénient d’entraîner un formalisme astreignant pour l’association et pour les membres.

Rédaction des procès-verbaux

Modèle de procès-verbal

L’établissement de procès-verbaux des réunions des assemblées générales n’est pas obligatoire mais recommandé afin de pouvoir établir la régularité des décisions prises. Il convient d’éviter les procès-verbaux trop succincts qui ne relatent pas les débats qui se sont tenus ; ils doivent être le reflet de la vie de l’association.

Aucune forme particulière n’est requise. Ils peuvent être établis sur des feuilles volantes ou sur un registre des délibérations.

Pour avoir force probante, les feuillets ne doivent comporter ni blancs ni ratures et doivent être numérotés et signés par la personne habilitée par les statuts.

Conséquence des irrégularités

Annulation

En principe, toute délibération prise dans des conditions irrégulières est annulable par le juge sauf si celle-ci a fait l’objet d’une régularisation en temps utile : une nouvelle assemblée générale peut confirmer, dans des conditions régulières, une décision irrégulière antérieure.

L’annulation n’a pas d’effet rétroactif.

Action en nullité

Pour demander l’annulation d’une délibération, il faut avoir qualité pour agir c’est-à dire être victime de l’irrégularité. C’est le cas d’un membre de l’association.

Le délai pour agir est de 5 ans à compter de l’assemblée générale. L’action en nullité relève de la compétence des tribunaux judiciaires.


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Le Conseil d’administration

On l’appelle parfois "comité de direction" ou "comité directeur". Il veille au bon fonctionnement de l’association et s’assure de l’application des décisions prises en assemblée générale. Il est doté des plus larges pouvoirs pour la gestion courante de l’association. Toutefois, il ne peut prendre une décision que les statuts réservent à l’assemblée générale.

Le nombre de membres du conseil d’administration varie en fonction de la taille de l’association.

Les statuts fixent librement :

* le nombre, la dénomination des personnes chargées de gérer et de représenter l’association ;
* le mode de fonctionnement de l’organe dirigeant : périodicité des réunions, quorum, conditions de majorité, etc. ;
* les modalités de désignation des dirigeants (élection par l’assemblée générale, cooptation) ;
* la durée des mandats etc.

La rédaction d’un procès-verbal du conseil d’administration n’est pas obligatoire mais elle est vivement conseillée.

Présence de salariés

Les salariés peuvent être membres de l’organisme employeur à titre personnel mais ils ne doivent pas être dirigeant de droit ou de fait de l’association.

Le conseil d’administration peut comprendre des salariés, mais ils ne doivent pas représenter plus du quart des membres du conseil d’administration et ils doivent y figurer en qualité de représentants élus. Ils ne sauraient, néanmoins, exercer, dans ce cadre, un rôle prépondérant au sein de ce conseil ou de cet organe dirigeant.

La présence, à titre de simple observateur, d’un salarié au conseil d’administration est admise.

Le caractère désintéressé de la gestion serait remis en cause par l’administration fiscale si cette règle n’était pas respectée.


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Le bureau

L’existence d’un bureau n’est pas obligatoire. Il est généralement élu par le conseil d’administration. La création de cette structure ne se justifie que lorsque les adhérents sont très nombreux et qu’il est difficile de réunir régulièrement le conseil d’administration. Il gère l’association au quotidien.

Il comprend généralement un président, un secrétaire et un trésorier. Ils se répartissent les tâches de gestion de l’association. Les statuts ou le règlement intérieur peuvent expressément prévoir cette répartition. Il n’est pas interdit à une même personne de cumuler plusieurs fonctions.

La rédaction d’un procès-verbal du bureau n’est pas obligatoire mais elle est vivement conseillée.

Présence de salariés

Les salariés ne doivent pas siéger au bureau.

Le caractère désintéressé de la gestion serait remis en cause par l’administration fiscale si cette règle n’était pas respectée.

Rôle du président

* Il dirige l’administration de l’association : signature des contrats, représentation à l’égard des tiers, action en justice ;
* Il présente le rapport moral à l’assemblée générale
* Il préside l’assemblée générale et le conseil d’administration
* Il organise les activités de l’association

Rôle du secrétaire

* Il tient la correspondance de l’association, les procès-verbaux des réunions, le registre spécial.
* Il organise les réunions
* Il dépose les dossiers de subventions
* Il est responsable des archives
* Il assure l’exécution matérielle des tâches administratives

Rôle du trésorier

* Il effectue les paiements, tient la comptabilité, encaisse les cotisations, présente le rapport financier à l’assemblée générale, établit le budget.
* Il place les excédents de trésorerie
* Il veille au dépôt des déclarations fiscales


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