Les formalités d’embauche
Les salariés - Droit social |

Une association qui embauche des salariés se trouve dans la même situation que n’importe quel employeur et doit donc suivre les règles du droit du travail et du droit social (durée du travail, conditions d’hygiène et de sécurité, bulletin de paie etc.).

Les associations peuvent bénéficier de diverses aides comme les contrats emploi-solidarité, contrats emploi-consolidé, aides à l’embauche.

Sur ces problèmes complexes, il conviendra de prendre contact avec l’inspection du travail.

Déclaration unique d’embauche

Elle regroupe un certain nombre de formalités :

* la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) du salarié ;
* la déclaration de première embauche dans un établissement ;
* la demande d’immatriculation du salarié au régime général de sécurité sociale ;
* la demande d’affiliation au régime d’assurance chômage ;
* la demande d’adhésion à un service de santé au travail ;
* la déclaration d’embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de la visite médicale obligatoire ;
* la déclaration pour l’abattement des cotisations patronales lié à l’embauche d’un salarié à temps partiel (seules les entreprises de 20 salariés et moins sont concernées par cette mention) ;
* la déclaration des salariés embauchés pour le préétablissement de la Déclaration Annuelle des Données Sociales (DADS) sur support papier.

Modalités de déclaration

Cette déclaration peut être effectuée sur un document papier adressé à l’URSSAF dont dépend l’établissement ou par Minitel (3614 EMBAUCHE) ou par internet (www.due.fr).

Délais de déclaration

La DUE doit être adressée à l’URSSAF avant toute embauche et au plus tôt 8 jours avant celle-ci afin de respecter le délai obligatoire pour la DPAE.

Les autres formalités peuvent être réalisées en même temps et en une seule fois ou complétées postérieurement en respectant les délais réglementaires.

Registre unique du personnel

Obligations

La tenue du registre s’impose dans chaque établissement : une association qui a plusieurs établissements doit donc tenir dans chacun d’eux un registre du personnel employé dans l’établissement concerné.
Mentions

Le registre unique du personnel doit comporter dans l’ordre d’embauchage et de façon indélébile les indications suivantes (Code du travail, art. L 620-3 et R 620-3).

* les noms et prénoms de tous les salariés, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire,
* leur nationalité ;
* leur date de naissance ;
* leur sexe ;
* leur emploi et qualification ;
* leur dates d’entrée et de sortie de l’établissement.

Lorsque l’entreprise emploie des travailleurs étrangers, le registre unique du personnel doit mentionner en outre le type et le numéro du titre valant autorisation de travail. La copie de ce titre est annexée au registre.

Enfin, les mentions « apprenti », « contrat de qualification », « contrat d’adaptation », « contrat à durée déterminée », « travailleur à temps partiel » ou « mis à disposition par un groupement d’employeurs » doivent figurer si l’employeur emploie des salariés dans l’une de ces situations

Aucun formalisme ou format spécifiques ne sont imposés. En revanche, s’il est informatisé, le registre unique du personnel doit faire l’objet d’une déclaration à la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL).

Conservation

Les mentions obligatoires portées sur le registre doivent être conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l’établissement .

Visite médicale d’embauche

Tout salarié doit faire l’objet d’un examen médical avant l’embauchage ou au plus tard avant l’expiration de la période d’essai (Code du travail art. R 241-48).

L’examen médical a pour but :

1. De rechercher si le salarié n’est pas atteint d’une affection dangereuse pour les autres travailleurs ;
2. De s’assurer qu’il est médicalement apte au poste de travail auquel le chef d’établissement envisage de l’affecter ;
3. De proposer éventuellement les adaptations du poste ou l’affectation à d’autres postes.

Déclaration en cas de première embauche

L’association qui se propose d’embaucher du personnel pour la première fois doit en faire la déclaration à l’inspection du travail avant d’occuper celui-ci. (Code du travail art. L 260-1 et R 260-1).

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