- La conservation des documents
- Les assurances
- La SACEM
- Les fichiers informatiques
- Les locaux
- SIREN / APE
- Internet
Le registre spécial
Les associations doivent tenir un registre spécial (qui peut être un simple cahier) coté et paraphé sur chaque page par la personne habilitée à représenter l’association. (Art. L 5) c’est-à dire le président. Les pages doivent être numérotées et indissociables ; il n’est donc pas possible d’utiliser des feuilles volantes.
Doivent être portés sur ce registre "de suite et sans aucun blanc" (art. 31 du décret du 16 août 1901) avec indication de la date des récépissés de déclaration modificative :
* les modifications apportées aux statuts ;
* les changements de dirigeant ;
* les nouveaux établissements fondés ;
* le changement d’adresse du siège social ;
* les acquisitions ou aliénations des immeubles de l’association.
Ce registre devra être présenté aux autorités administratives ou judiciaire chaque fois qu’elles en feront la demande. Il constitue en quelque sorte la mémoire juridique de l’association.
Sanctions pénales
Les infractions à l’article 5 de la loi sont passibles d’une amende de 1.500 € et du double en cas de récidive. Cette amende est encourue par les dirigeants de l’association.
Modèle de registre
PRÉCISION : Les délibérations des conseils d’administration ou des assemblées générales ne doivent pas être transcrites sur le registre spécial
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La conservation des documents
Durée de vie de l’association
* les statuts et le règlement intérieur ;
* l’extrait du Journal Officiel dans lequel a été publié la déclaration de constitution.
* le registre spécial et les récépissés de déclaration délivrés par les services préfectoraux
* les procès-verbaux des assemblées générales, du conseil d’administration et du bureau
* les baux, les factures de travaux ou réparations importantes
Dix ans
* les documents comptables et les pièces justificatives
* en cas de travaux, la commande, le contrat passé, la réception des travaux, tous les dommages et malfaçons qui ont pu se révéler, les factures des entrepreneurs et architectes. Passé ce délai, la loi ne les tient plus responsables.
* talon de chèques, relevés de compte bancaire et postal
* le droit commercial impose l’obligation de conservation pendant dix ans des livres de commerce (livre-journal, livre des inventaires)
Six ans
* En matière fiscale, les livres, registres et documents (annexes, pièces de recettes et de dépenses) sur lesquels peut s’exercer le droit de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration, doivent être conservés pendant un délai de six ans à partir de la date de la dernière opération mentionnée, ou de la date à laquelle le document a été établi.
Cette obligation de conservation est applicable quel que soit le support utilisé pour la conservation des documents, y compris lorsqu’il est magnétique.
Cinq ans
* le livre de paie devra être conservé par l’employeur pendant 5 ans à dater de sa clôture ;
* le double des bulletins de paie
* les quittances de loyer.
* factures EDF-GDF
Deux ans
* factures d’eau
* factures de téléphone
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Les assurances
Assurances obligatoires
Certaines associations, en raison de leurs activités, doivent obligatoirement souscrire des assurances. Tel est le cas notamment :
* associations sportives ;
* centres de vacances ou de loisirs ;
* associations organisatrices de voyages ou de séjour ;
* les associations de tourisme ;
* les établissements prenant en charge des mineurs handicapés ou inadaptés.
Cas des groupements sportifs
1- Les groupements sportifs sont obligées de souscrire des garanties d’assurance couvrant leur responsabilité civile, celle de l’organisateur, de leurs préposés et celle des pratiquants du sport. Les licenciés et pratiquants sont considérés comme des tiers entre eux (article 37 de la loi du 16 juillet 1984 modifié par la loi 2000-627 du 6 juillet 2000).
Le défaut d’assurance obligatoire entraîne des sanctions pénales.
2- Toute association sportive est tenu d’informer ses adhérents de leur intérêt à souscrire une assurance couvrant les dommages corporels auxquels peut les exposer leur pratique sportive.
PRÉCISION : Lorsqu’une association sportive propose à ses membres d’adhérer à une assurance collective qu’elle a souscrite, elle doit remettre à chaque adhérent une notice définissant les garanties du contrat. A défaut, l’association commet une faute engageant sa responsabilité.
Véhicules automobiles
L’association doit souscrire une assurance obligatoire de responsabilité civile automobile pour les véhicules dont elle est propriétaire.
Il arrive souvent que les associations fassent appel aux véhicules des salariés ou des bénévoles dans le cadre de ses activités. L’association doit vérifier que les contrats d’assurance de ces personnes comportent l’usage "professionnel" ou "affaires". Il est possible de souscrire une extension de garantie pour l’utilisation de ces véhicules qui n’appartiennent pas à l’association..
Assurances conseillées
Il est vivement conseillé d’évaluer régulièrement les risques avec un assureur, ceux-ci sont, en effet, étroitement liés aux activités de l’association.
Responsabilité civile du fait de ses activités
L’association doit garantir la responsabilité civile :
* de l’association qui souscrit le contrat ;
* de ses dirigeants :
* de ses membres dans le cadre des activités de l’association ;
* de ses salariés ;
* de ses bénévoles ;
* des personnes dont l’association a la surveillance et la responsabilité (garde d’enfants, loisirs etc.) :
* intoxication alimentaire
ATTENTION : Le contrat doit considérer toutes ces personnes comme des "tiers" entre elles et vis à vis de l’association.
Il ne faut pas oublier :
* de déclarer au préalable les manifestations exceptionnelles si elles n’ont pas été prévues dans le contrat ;
* de déclarer les activités nouvelles créant des risques supplémentaires.
Responsabilité civile vis-à-vis des salariés et des bénévoles
Les salariés
Un salarié victime d’un accident de trajet ou de travail peut réclamer à l’association un complément d’indemnisation si l’accident est dû à une faute inexcusable de l’association ou une faute intentionnelle d’un autre salarié.
Les bénévoles
Si le bénévole ne bénéficie pas de la législation sur les accidents du travail, l’association devra l’indemniser. La jurisprudence considère, en effet, qu’il existe une "convention tacite d’assistance" entre l’association et ses bénévoles.
Responsabilité civile du fait des locaux (incendie, dégât des eaux, explosion)
La responsabilité de l’association se trouver engagée envers le propriétaire des locaux ou envers les voisins.
Assurance pour les biens de l’association
L’association a tout intérêt à garantir ses équipements, matériel. Pour les biens qui lui sont prêtés, il convient de vérifier qu’ils ne sont pas exclus de l’assurance.
Assurance protection juridique
En souscrivant une assurance de protection juridique, l’association peut faire prendre en charge ses frais de procédure en cas de litige l’opposant à des tiers
Assurance pertes d’exploitation à la suite d’un sinistre (incendie, dégât des eaux)
L’association peut souscrire une assurance perte d’exploitation pour se garantir contre les conséquences financières d’un arrêt d’activité suite à un sinistre.
Assurance annulation si l’association organise des spectacles
Si l’association organise des manifestations, elle peut se garantir contre les pertes résultant de la suppression de la manifestation (intempéries par exemple).
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La SACEM
Droits d’auteur
Il faut rappeler que les oeuvres musicales qu’elles soient françaises ou étrangères, à l’exception des oeuvres tombées dans le domaine public (70 ans après le décès de l’auteur et du compositeur) sont protégées et ne peuvent être diffusées qu’après autorisation par la SACEM.
Droits voisins
La SACEM est chargée par la Société pour la Perception de la Rémunération Équitable (SPRE) de percevoir les droits voisins pour l’utilisation de disques ou de cassettes des droits voisins qui sont destinés aux musiciens, artistes-interprètes et producteurs de disques qui réalisent les enregistrements.
Formalités
La SACEM doit, pour chaque manifestation musicale, donner à l’avance aux organisateurs l’autorisation des auteurs, ainsi que les modalités de calcul de la redevance qui sera payée à l’occasion de la diffusion de leurs oeuvres, et ceci :
* que la manifestation soit organisée par une association de bénévoles, une commune, un comité des fêtes ou un producteur professionnel de spectacles,
* que la musique soit interprétée par des musiciens professionnels ou amateurs (jouant avec partition ou de mémoire) ou diffusée par des disques, des cassettes, la radio, la télévision,
* qu’elle soit essentielle (comme pour les concerts, les bals, les galas de variétés) ou bien qu’elle serve de fond sonore pour une kermesse, un banquet, une quinzaine commerciale, une fête sportive...
Petites manifestations musicales
La rémunération des auteurs est normalement proportionnelle aux recettes réalisées lors de la séance.
Les associations ayant un but d’intérêt général bénéficient, pour les manifestations ne donnant pas lieu à entrée payante, d’une réduction de 5%. En outre, les associations adhérentes à une fédération signataire d’un protocole d’accord avec la Sacem ou association reconnue "Éducation populaire" bénéficient d’un forfait réduit.
Les petites manifestations musicales peuvent, toutefois, bénéficier d’un forfait payable avant la séance.
C’est le cas pour l’organisation :
* d’un bal ou un thé dansant dans une salle de moins de 300 m² ;
* d’une petite séance musicale (concert, spectacle de variétés, repas dansant, repas spectacle) dans une salle de moins de 300 m² et avec un budget des dépenses inférieur à 762,25 €,
* d’un banquet,
* d’une kermesse avec sonorisation générale.
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Les fichiers informatiques
Une association pour peu qu’elle ait un nombre important de membres et de donateurs peut avoir l’intention de créer et d’utiliser une base de données afin de gérer les adhésions, les cotisations et les dons.
La constitution et l’utilisation d’un fichier informatique comportant des informations nominatives sont réglementées par la loi "Informatique et libertés" du 6 janvier 1978.
Guide pratique sur le site de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. (Dossier : associations).
Obligations de l’association
Information des personnes
Les documents utilisés pour collecter des informations nominatives (bulletins d’adhésion, appel de cotisation etc.) doivent être informés du traitement informatique et de l’existence d’un droit d’accès et de rectification.
Note d’information à faire figurer sur les documents de l’association
Les informations recueillies sont nécessaires pour votre adhésion. Elle font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. En application de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser au secrétariat de l’association.
Interdictions
Le fichier peut comporter les informations nécessaires à la gestion de l’association : nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, profession, état des cotisations.
Par contre, les informations susceptibles de faire apparaître directement ou indirectement les origines raciales, les opinions publiques, philosophiques ou religieuses ou les appartenances syndicales ou les mœurs des personnes ne peuvent être recueillies que si elles sont justifiées au regard de l’objet statutaire de l’association et avec l’accord exprès (c’est-à-dire écrit) des personnes concernées.
Déclaration
La déclaration des fichiers informatiques (fichier d’adhérent, fichier de la paie du personnel) est obligatoire et gratuit.
PRÉCISIONSLes fichiers mis en oeuvre dans le cadre d’une mission de service public sont soumis à une procédure d’avis préalable (fédérations sportives, associations intermédiaires, associations humanitaires notamment)
Les fichiers des églises ou groupements à caractère religieux, philosophiques, politique ou syndical n’ont pas à être déclarés.
Communication du fichier
Candidats à un poste de dirigeants
Par référence aux dispositions générales du code électoral, tout candidat à un poste de dirigeant peut demander que la liste des adhérents lui soit transmise dès lors qu’il s’engage à ne pas l’utiliser à d’autres fins que l’élection et à procéder à sa destruction dès la fin des opérations électorales.
Autres membres
Un membre de l’association peut demander la communication de la liste de l’ensemble des membres à condition que les statuts prévoient cette possibilité. Ceux-ci doivent préciser que l’adhésion suppose l’acceptation que les coordonnées des adhérents puissent être communiquées à tout autre adhérent qui en fait la demande dès lors que celui-ci s’engage à ne pas en faire un usage étranger à l’objet de l’association.
Maire
Un maire ne peut pas demander, même au titre de la subvention qu’il accorde à une association, la liste nominative des adhérents. Une telle pratique méconnaîtrait le principe de la liberté d’association. (Conseil d’Etat arrêt du 28 mars 1997).
Sanctions
Le non-respect de ces formalités est notamment sanctionnée par des amendes et des peines d’emprisonnement.
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Les locaux
Principe
Il n’existe pas de bail spécifique applicable aux associations.
Une association ne bénéficie pas, de droit, d’un bail d’habitation, d’un bail commercial ou d’un bail professionnel.
État des lieux
L’état des lieux doit être détaillé. On ne doit pas se contenter de termes généraux et subjectifs qui peuvent donner lieu à des interprétations différentes. L’état de chaque pièce (sol, murs, plafond, huisserie) doit être détaillé.
Il doit être signé par le propriétaire et par le locataire. Pour son établissement, on peut faire appel à un huissier.
Voir modèle.
Bail libre
Le bail conclu entre une association et un propriétaire relève de la liberté contractuelle, ce qui laisse une grande marge de négociation pour déterminer les modalités de la location : durée, possibilité de sous-location, nature de l’activité exercée, délai de préavis, modalités de reconduction, dépôt de garantie etc.
C’est ce type de bail dont bénéficie un grand nombre d’associations. Il offre une grande souplesse mais n’est pas sans dangers : on devra éviter des clauses qui mettraient en péril l’association avec un délai de préavis trop court, par exemple.
On pourra s’inspirer du modèle de contrat de location.
Il sera utile d’établir un état des lieux au moment de la remise des clefs et lors de la fin du bail. Voir modèle.
Régimes légaux
Le propriétaire et l’association peuvent convenir de soumettre le loyer à l’un des régimes légaux existants.
Bail d’habitation
Il faut un accord exprès du propriétaire et de l’association. L’association bénéficie alors du statut protecteur modifié par la "loi Mermaz" ( Loi n°89-462 du 6 juillet 1989).
Voir modèles de contrat et état des lieux
Bail commercial
Une association ne peut pas bénéficier d’un bail commercial car elle ne peut pas être inscrite au registre du commerce et des sociétés ou au Répertoire des métiers. (Seules les associations autorisées à émettre des obligations peuvent être immatriculées au registre du commerce et des sociétés).
Cependant, le propriétaire et l’association peuvent décider d’un commun accord d’appliquer la réglementation des baux commerciaux. Cette volonté doit être explicite et non équivoque.
L’association bénéficie du droit de maintien dans les lieux et des indemnités d’éviction.
PRECISIONS : Une association locataire qui exploite un établissement d’enseignement bénéficie du statut des baux commerciaux. Un véritable enseignement doit être dispensé dans les locaux. (art. L 145-2 du code de commerce)
La soumission volontaire à un bail commercial n’est licite que si l’association ne peut pas bénéficier d’un autre régime juridique (bail professionnel par exemple).
Avant de conclure un bail commercial, l’association doit peser avec soin les avantages et les inconvénients de ce statut.
Bail professionnel
Il peut être conclu pour des locaux à usage professionnel (activité ne présentant aucun caractère commercial ou artisanal). Il est soumis aux dispositions suivantes :
* Le bail est conclu par écrit et pour une durée d’au moins six ans ;
* Il fait l’objet d’une reconduction tacite pour une même durée ;
* Le délai de préavis est de six mois ;
* La loi ne prévoit ni droit au maintien dans les lieux ni indemnité d’éviction. (art. 57 A de la loi du 23 décembre 1986).
Bail emphytéotique
Le bail emphytéotique doit être établi par acte notarié et faire l’objet d’une publication à la Conservation des hypothèques. Sa durée est comprise entre 18 et 99 ans. Il ne se renouvelle pas par tacite reconduction et n’ouvre pas droit à une indemnité d’éviction.
Il peut s’accompagner de l’obligation pour le preneur d’effectuer des travaux d’amélioration ou de construction sur l’immeuble qui resteront la propriété du propriétaire à la fin du bail. En contrepartie, le loyer est relativement modeste.
En concluant un bail emphytéotique, l’association bénéficie d’une certaine stabilité dans l’occupation du local mais en raison de sa durée et des obligations éventuelles mises à sa charge il ne peut concerner qu’un petit nombre d’associations.
Mise à disposition de locaux
Les communes peuvent mettre des locaux à la disposition des associations. Cette utilisation fait l’objet d’une autorisation administrative. Cette mise à disposition peut être gratuite ou donner lieu au versement d’une redevance.
Sous-locations
Secteur privé
La sous-location est en principe interdite (article 8 de la loi 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs) mais peut être autorisée par le propriétaire. Cette autorisation doit être écrite et doit mentionner le prix du loyer qui ne peut excéder celui payé par le locataire principal. Les autres conditions de la sous-location sont librement négociées entre le locataire et le sous-locataire.
En cas de cessation du contrat principal, le sous-locataire ne peut se prévaloir d’aucun droit à l’encontre du bailleur ni d’aucun titre d’occupation.
Modèle de convention de sous-location
HLM
Les sous-locations sont interdites sauf pour certaines associations à caractère social qui peuvent sous-louer en meublé ou non meublé à des personnes en difficulté.
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SIREN / APE
L’INSEE gère le répertoire SIRENE qui constitue un système national d’identification des personnes physiques et morales et de leurs établissements.
Le numéro SIRET est un identifiant numérique de 14 chiffres composé du SIREN (9 chiffres) et d’un numéro interne de classement de 5 chiffres (NIC) caractérisant l’établissement d’une entreprise.
Un code APE est attribué à chaque entreprise et à chaque établissement selon son activité principale. Il est constitué de 3 chiffres et d’une lettre d’après la nomenclature d’activités française (NAF).
Les associations qui emploient des salariés obtiennent un numéro SIRET lors de leur immatriculation à l’URSSAF. Les autres associations doivent s’adresser au centre des impôts dont relève leur siège social. Elles peuvent également adresser à ce centre le formulaire M0 (CERFA 11608*01).
Rubrique connexe : numéro de TVA intracommunautaire.
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Internet
Site Internet
Données personnelles
Si le site de l’association collecte ou diffuse des données personnelles des membres de l’association (identité, adresse postale etc.), vous devez :
* obtenir leur autorisation ; (modèle d’autorisation)
* les informer du droit de faire modifier, rectifier ou supprimer leurs données personnelles ;
* déclarer le site à la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL).
Publication de photographies
Auteur de la photographie
Avant toute publication, il est nécessaire de recueillir au préalable l’autorisation expresse du photographe.
Modèle de lettre d’autorisation
Les personnes
Toute personne dispose sur son image et sur l’utilisation qui en est faite d’un droit exclusif et peut s’opposer à sa reproduction et diffusion sans son autorisation. Il est donc indispensable de recueillir, avant la mise en ligne de la photo, une autorisation expresse de la personne qui y figure. Pour les mineurs, l’autorisation doit être demandée aux parents.
Images prises dans des lieux publics
Pour les images prises dans des lieux publics, il faut uniquement obtenir une autorisation de la ou des personnes qui sont isolées et reconnaissables.
Modèle de lettres d’autorisation.
Les biens privées
La publication de photographies reproduisant des biens appartenant à une autre personne doit être autorisée par le propriétaire. En effet, seul celui-ci a le droit de décider si l’image de son bien peut être reproduite et mise en ligne.
En revanche, une utilisation à des fins purement artistiques, culturelles ou d’information du public sont autorisées.
Les bâtiments publics
La diffusion de photographies de bâtiments publics peut être soumise à l’autorisation des architectes qui bénéficient d’un droit d’auteur sur le bâtiment, même public, dès lors qu’il présente un caractère original : Bibliothèque nationale de France, Pyramide du Louvre, constructions réalisées par le Corbusier, par exemple.
Cette obligation de recueillir une autorisation de l’auteur ou de ses ayants droits connaît néanmoins deux limitations :
* elle n’est plus nécessaire 70 ans après le décès de l’auteur ;
* elle n’est pas nécessaire dès lors que la diffusion s’opère à titre d’information, l’image devant alors être en rapport avec l’actualité traitée.
Le droit à l’information
A titre exceptionnel, la liberté de la presse et le droit à l’information du public permet en certaines circonstances de limiter le caractère exclusif du droit à l’image. Ainsi, les personnages publics et les célébrités, dans l’exercice de leur fonction ou de leur activité professionnelle, peuvent voir leur image utilisée à des fins d’actualité ou de travail historique, à la condition toutefois que les nécessités de l’information et de l’actualité le justifient et sous la réserve du respect de la dignité humaine. Dans de telles hypothèses, il n’est pas nécessaire de recourir à une autorisation individuelle.
Sanctions
La personne dont l’image a été divulguée a la possibilité d’agir en justice : le juge des référés peut prescrire toutes mesures propres à empêcher ou faire cesser l’atteinte et attribuer des dommages et intérêts. La divulgation de photographies ou de vidéo sans autorisation est punie d’un an d’emprisonnement et de 45.000 € d’amende (article 226-1 du Code pénal).
L’article 226-8 du Code pénal punit d’un an d’emprisonnement et de 15.000 € d’amende le fait de publier, par quelque voie que ce soit, le montage réalisé avec l’image d’une personne sans son consentement, s’il n’apparaît pas à l’évidence qu’il s’agit d’un montage ou s’il n’en est pas expressément fait mention.
Forum de discussion
Vous pouvez créer sur le site de l’association, un forum de discussion afin de permettre aux visiteurs d’échanger des idées et de discuter sur des thèmes particuliers. Cet espace de dialogue peut être modéré (le responsable du site a la possibilité de supprimer les messages illégaux ou non conformes au thème de l’espace) ou non modéré.
Responsabilité
La jurisprudence est assez imprécise sur la responsabilité encourue par le créateur du site. Celui-ci peut être tenu responsable, civilement et pénalement, de l’ensemble des messages publiés. Mais il a également été jugé qu’un créateur de site ne pouvait être poursuivi à la suite de la publication de messages diffamatoires dans un forum de discussion non modéré.
En attendant une clarification de la situation juridique (loi ou jurisprudence), il est conseillé de :
* surveiller les messages quotidiennement et de supprimer ceux qui sont manifestement illicites (propos racistes, diffamatoires, etc.)
* proposer aux utilisateurs une charte d’utilisation claire.
CNIL
L’existence d’un forum sur le site vous oblige à préciser dans votre déclaration à la CNIL les traitements que allez faire des données recueillies sur les internautes.
Livre d’or
Le livre d’or permet à chaque visiteur de déposer une appréciation, une remarque, un commentaire sur le site, son contenu.
Responsabilité
Comme pour les forums de discussion, la jurisprudence est assez imprécise. Des juges ont considéré que le responsable du site peut être tenu civilement et pénalement responsable des propos qui y étaient tenus.
Il est donc conseillé d’exercer une surveillance quotidienne des messages et de supprimer ceux qui sont manifestement illicites (propos diffamatoires, injurieux, etc.).
Fonctionnement de l’association via Internet
Rien n’empêche une association de convoquer, de tenir une assemblée générale, d’organiser un vote par Internet.
Cette possibilité doit être prévue dans les statuts ou le règlement intérieur. En outre, pour éviter toute contestation, les opérations doivent être effectuées sous le contrôle d’un huissier de justice.
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