Une association pour peu qu’elle ait un nombre important de membres et de donateurs peut avoir l’intention de créer et d’utiliser une base de données afin de gérer les adhésions, les cotisations et les dons.

La constitution et l’utilisation d’un fichier informatique comportant des informations nominatives sont réglementées par la loi "Informatique et libertés" du 6 janvier 1978.

Guide pratique sur le site de la Commission nationale de l’informatique et des libertés. (Dossier : associations).

Obligations de l’association

Information des personnes

Les documents utilisés pour collecter des informations nominatives (bulletins d’adhésion, appel de cotisation etc.) doivent être informés du traitement informatique et de l’existence d’un droit d’accès et de rectification.

Note d’information à faire figurer sur les documents de l’association

Les informations recueillies sont nécessaires pour votre adhésion. Elle font l’objet d’un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. En application de l’article 34 de la loi du 6 janvier 1978, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent. Si vous souhaitez exercer ce droit et obtenir communication des informations vous concernant, veuillez vous adresser au secrétariat de l’association.

Interdictions

Le fichier peut comporter les informations nécessaires à la gestion de l’association : nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, profession, état des cotisations.

Par contre, les informations susceptibles de faire apparaître directement ou indirectement les origines raciales, les opinions publiques, philosophiques ou religieuses ou les appartenances syndicales ou les mœurs des personnes ne peuvent être recueillies que si elles sont justifiées au regard de l’objet statutaire de l’association et avec l’accord exprès (c’est-à-dire écrit) des personnes concernées.

Déclaration

La déclaration des fichiers informatiques (fichier d’adhérent, fichier de la paie du personnel) est obligatoire et gratuit.

PRÉCISIONSLes fichiers mis en oeuvre dans le cadre d’une mission de service public sont soumis à une procédure d’avis préalable (fédérations sportives, associations intermédiaires, associations humanitaires notamment)

Les fichiers des églises ou groupements à caractère religieux, philosophiques, politique ou syndical n’ont pas à être déclarés.

Communication du fichier

Candidats à un poste de dirigeants

Par référence aux dispositions générales du code électoral, tout candidat à un poste de dirigeant peut demander que la liste des adhérents lui soit transmise dès lors qu’il s’engage à ne pas l’utiliser à d’autres fins que l’élection et à procéder à sa destruction dès la fin des opérations électorales.

Autres membres

Un membre de l’association peut demander la communication de la liste de l’ensemble des membres à condition que les statuts prévoient cette possibilité. Ceux-ci doivent préciser que l’adhésion suppose l’acceptation que les coordonnées des adhérents puissent être communiquées à tout autre adhérent qui en fait la demande dès lors que celui-ci s’engage à ne pas en faire un usage étranger à l’objet de l’association.

Maire

Un maire ne peut pas demander, même au titre de la subvention qu’il accorde à une association, la liste nominative des adhérents. Une telle pratique méconnaîtrait le principe de la liberté d’association. (Conseil d’Etat arrêt du 28 mars 1997).

Sanctions

Le non-respect de ces formalités est notamment sanctionnée par des amendes et des peines d’emprisonnement.

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